0Tôi sẽ thấy task nào?Which tasks will I see?
Bạn chỉ thấy task thuộc 1 trong 2 trường hợp:
- Task được giao cho bạn (ô
Assigned Tolà email của bạn). - Task do bạn tạo — kể cả khi đã giao cho người khác.
Ví dụAnh A tạo task giao cho chị B → anh A vẫn thấy (người tạo), chị B cũng thấy (người được giao). Người C không liên quan sẽ không thấy.
Lưu ý quyền: hệ thống vẫn tuân theo quyền chuẩn Frappe/ERPNext. Nếu bạn không có quyền đọc/tạo/sửa ToDo, thao tác có thể bị từ chối.
You only see a task if either:
- It is assigned to you (
Assigned Tois your email). - It was created by you — even if assigned to someone else.
ExampleA creates a task for B → A still sees it (creator), B sees it (assignee). Unrelated user C does not.
Permissions: standard Frappe/ERPNext permissions still apply. Without ToDo read/create/write rights, the action may be rejected.
1Bắt đầu nhanh theo vai tròQuick start by role
| Vai trò | Việc cần làm | Bấm nút nào? |
|---|---|---|
| Người xử lý (được giao việc) | Mỗi sáng mở danh sách theo hạn → xử lý → chuyển trạng thái sang Closed | Chế độ Compact list by deadline + ô chọn trạng thái trên task |
| Người giao việc (quản lý / đồng nghiệp) | Tạo việc, chọn đúng người nhận, ghi rõ hạn + chứng từ liên quan | Nút Assign task |
| Tự quản lý | Ghi nhanh việc cá nhân, nhắc follow-up | Nút Create my task |
| Role | What to do | Which button? |
|---|---|---|
| Assignee | Each morning open the deadline list → do the work → set status to Closed | Compact list by deadline + status dropdown on the task |
| Assigner | Create the task, pick the right assignee, set deadline + linked document | Assign task |
| Self-tracking | Quick personal notes and follow-ups | Create my task |
2Các chế độ hiển thịView modes
Chọn tại ô View mode:
Kanban by statusCompact list by deadlineGrouped by doctype
- Kanban by status: task xếp theo cột
Open → In Progress → Closed → Cancelled. Dùng để theo dõi tiến độ. - Compact list by deadline: danh sách gọn, sắp xếp theo ngày đến hạn. Dùng đầu ngày để biết việc nào gấp.
- Grouped by doctype: nhóm theo chứng từ liên quan (Sales Order, CRM Lead, Project, Task…). Task không gắn chứng từ nằm ở nhóm
Others.
Select in the View mode box:
- Kanban by status: columns
Open → In Progress → Closed → Cancelled. Best for tracking progress. - Compact list by deadline: compact list sorted by due date. Best at the start of the day.
- Grouped by doctype: grouped by linked document (Sales Order, CRM Lead, Project, Task…). Unlinked tasks fall into
Others.
3Bộ lọc trên màn hìnhOn-screen filters
| Bộ lọc | Dùng để làm gì? | Mẹo |
|---|---|---|
Search | Tìm theo nội dung, người được giao, doctype, mã chứng từ | Xóa trắng ô này nếu không thấy task |
Ownership | Giao cho tôi / Tôi tạo / Cả hai | Mất task? chọn Assigned to me + created by me |
Context | Lọc theo Sales Order, CRM Lead, Project… | — |
Priority | High / Medium / Low | Ưu tiên xử lý High trước |
Status | Mặc định Open + In Progress; chọn All statuses để thấy cả việc đã đóng | — |
| Filter | Purpose | Tip |
|---|---|---|
Search | Search content, assignee, doctype, document ID | Clear it if a task seems missing |
Ownership | Assigned to me / Created by me / Both | Missing a task? pick Assigned to me + created by me |
Context | Filter by Sales Order, CRM Lead, Project… | — |
Priority | High / Medium / Low | Handle High first |
Status | Default Open + In Progress; pick All statuses to include closed work | — |
4Tạo task cho chính mìnhCreate a task for myself
Bấm
Create my task. Hệ thống tự giao task cho chính bạn, không cần chọn người nhận.Nhập nội dung tại ô
Task (bắt buộc). Có thể bổ sung Task details dạng rich-text: checklist, liên kết, ghi chú.Chọn hạn (
Due date) và mức ưu tiên (Priority) nếu có.Gắn chứng từ (không bắt buộc): nhập cả
Reference doctype + Reference document name.Đính kèm file/ảnh nếu cần (không bắt buộc), rồi bấm
Create task.Sau khi tạoPopup tự đóng, dashboard tải lại và hiện thông báo thành công. Nếu báo lỗi, task chưa được tạo — đọc kỹ thông báo và sửa lại.
Click
Create my task. It auto-assigns to you; no assignee selection needed.Enter the
Task content (required). Optionally add rich-text Task details.Set
Due date and Priority if applicable.Link a document (optional): fill both
Reference doctype and Reference document name.Attach files/images if needed, then click
Create task.After creatingThe popup closes, the dashboard reloads, and a success message appears. On error, the task is not created — read the message and fix the input.
5Giao việc cho người khácAssign work to others
Bấm
Assign task.Ô
Assigned to (bắt buộc): gõ ≥ 2 ký tự để tìm user, rồi chọn đúng email trong danh sách gợi ý.Nhập
Task (bắt buộc), hạn, ưu tiên, chứng từ liên quan, file/ảnh như mục 4.Bấm
Assign task để xác nhận. Bạn vẫn thấy task vì bạn là người tạo; người được giao cũng thấy task.Không giao được?Kiểm tra: email có đúng user trong ERPNext không? Bạn có quyền tạo ToDo không? Nếu có gắn chứng từ, bạn có quyền đọc chứng từ đó không?
Click
Assign task.Assigned to (required): type ≥ 2 characters, then pick the correct email from suggestions.Fill
Task (required), deadline, priority, linked document, files/images as in section 4.Confirm. You still see the task as creator; the assignee sees it too.
Cannot assign?Check: is the email a valid ERPNext user? Do you have ToDo create rights? If linked, can you read that document?
6Liên kết task với chứng từLink a task to a document
Khi tạo task, nhập đủ cả hai ô:
Reference doctype— ví dụSales Order,CRM Lead,Project.Reference document name— ví dụ mã đơn hàng, mã lead.
Nhập đủ cả hai → task được phân loại theo doctype đó. Thiếu một trong hai → task rơi vào nhóm Others.
Fill both fields:
Reference doctype— e.g.Sales Order,CRM Lead,Project.Reference document name— e.g. order or lead ID.
Both filled → grouped under that doctype. Missing either → falls into Others.
7Cập nhật trạng tháiUpdate status
Cách 1 — Chọn trạng thái trên task
Mỗi task có ô chọn trạng thái. Chọn giá trị mới → hệ thống tự lưu. Thành công sẽ báo; lỗi sẽ trả trạng thái về như cũ.
Cách 2 — Kéo thả trên Kanban
Ở chế độ Kanban by status hoặc Grouped by doctype, kéo card sang cột trạng thái khác rồi thả. Thành công → card ở lại cột mới; lỗi → card quay về cột cũ.
Quy ước trạng thái
Open = mới · In Progress = đang làm · Closed = xong · Cancelled = hủy.Option 1 — Status dropdown on the task
Pick a new value → it auto-saves. Success shows a message; on error it reverts.
Option 2 — Drag & drop on Kanban
In Kanban by status or Grouped by doctype, drag the card to another status column. Success → stays; error → returns.
Status meaning
Open = new · In Progress = doing · Closed = done · Cancelled = cancelled.8Xem chi tiết taskView task details
Bấm trực tiếp vào card/dòng task để mở popup chi tiết. Popup hiển thị: nội dung ngắn, nội dung chi tiết (đúng định dạng HTML), trạng thái, ưu tiên, hạn, người được giao, người tạo, chứng từ liên quan, ảnh chính và file đính kèm.
- Bấm
Open ToDođể mở form ToDo chuẩn của ERPNext. - Bấm vào ảnh để mở ảnh lớn ở tab mới; bấm tên file để mở file.
- Người tạo hoặc người được giao có thể bấm
Sửa chi tiết→ sửa nội dung HTML →Lưu thay đổingay trong popup.
Click the card/row to open the detail popup: short content, rich-text details, status, priority, due date, assignee, creator, linked document, main image, attachments.
- Click
Open ToDofor the standard ERPNext ToDo form. - Click an image to open it in a new tab; click a file name to open it.
- Creator or assignee can click
Edit details→ edit HTML →Save changesinside the popup.
9Upload file & hình ảnhUpload files & images
| Loại | Khi nào dùng? | Lưu ở đâu? |
|---|---|---|
Upload file | Tài liệu hỗ trợ: PDF chứng từ, Excel/CSV, Word hướng dẫn, thiết kế… Có thể nhiều file. | Attachment của ToDo |
Upload image | Một ảnh chính để hiểu nhanh: ảnh lỗi màn hình, sản phẩm, kho, hiện trường, trước/sau xử lý… | Field custom_image |
Khuyến nghịĐặt tên file dễ hiểu trước khi upload. Mỗi task chỉ 1 ảnh chính; nhiều ảnh thì dùng
Upload file. Ảnh rõ nét, đúng nội dung.Khi nào không cần upload?Task nhắc việc ngắn / follow-up đơn giản: gọi lại khách hàng, kiểm tra đơn hàng, nhắc xác nhận báo giá, theo dõi lead CRM.
| Type | When to use? | Stored in |
|---|---|---|
Upload file | Supporting docs: PDF, Excel/CSV, Word guides, designs… Multiple files allowed. | ToDo attachment |
Upload image | One main image for quick understanding: screenshot, product, warehouse, site, before/after… | custom_image field |
RecommendationsName files clearly before upload. One main image per task; extra images go via
Upload file.When to skip uploads?Short reminders / simple follow-ups: call back a customer, check an order, confirm a quotation, follow a CRM lead.
10Khi nào task vào Others?When does a task go to Others?
Task vào Others khi thiếu thông tin liên kết chứng từ:
- Task là ghi chú cá nhân, không liên quan Sales Order / CRM / Project.
- Người tạo không nhập
Reference doctypehoặcReference document name.
A task goes to Others when document-link info is missing:
- Personal note, unrelated to Sales Order / CRM / Project.
- Creator left
Reference doctypeorReference document nameempty.
11Lỗi thường gặpCommon errors
Không thấy task vừa tạo
- Task có giao đúng user không?
- Filter có quá hẹp không? → chọn
Ownership = Assigned to me + created by me, xóa ôSearch.
Không giao việc được
- Email có đúng user trong ERPNext?
- Bạn có quyền tạo ToDo? Có quyền đọc chứng từ liên kết?
Không đổi được trạng thái
- Bạn có phải người được giao / người tạo?
- Bạn có quyền sửa ToDo? Trạng thái có hợp lệ?
Upload file / ảnh bị lỗi
- File quá lớn? Sai định dạng? Upload image có phải file ảnh?
- Thử tạo task trước không kèm file để kiểm tra.
Newly created task not visible
- Assigned to the right user?
- Filters too narrow? → set
Ownership = Assigned to me + created by me, clearSearch.
Cannot assign
- Is the email a valid ERPNext user?
- Do you have ToDo create rights / read rights on the linked document?
Cannot change status
- Are you the assignee / creator?
- Do you have ToDo write rights? Is the status valid?
File / image upload fails
- File too large? Unsupported format? Image upload must be an image.
- Try creating the task first without files.
★Gợi ý sử dụng hằng ngàyDaily tips
Create my taskcho việc cá nhân / tự theo dõi;Assign taskkhi giao cho người khác.- Đầu ngày: mở
Compact list by deadlineđể xử lý việc gấp trước. - Theo dõi tiến độ tổng quan:
Kanban by status; xem theo chứng từ:Grouped by doctype. Upload imagekhi cần 1 ảnh hiểu nhanh;Upload filekhi cần tài liệu / nhiều file.
Create my taskfor personal work;Assign taskfor others.- Start of day:
Compact list by deadlinefor urgent work first. - Overall progress:
Kanban by status; by document:Grouped by doctype. Upload imagefor one quick-look image;Upload filefor docs / multiple files.